Diretoria de Serviços Administrativos

O departamento da Diretoria de Serviços da Área Administrativa possui o quadro de pessoal de apoio voltado às atividades administrativas na unidade escolar. O quadro é composto por Agentes Técnicos Administrativos (Auxiliares Administrativos), Assessores Administrativos e Auxiliar de Apoio e Operacional de Suporte.

As atribuições do Assessor Administrativo, Agente Técnico e Administrativo (Almoxarife), Agente Técnico e Administrativo (Auxiliar Administrativo), Auxiliar de Apoio e Operacional de Suporte, devem ser descritas em Deliberação do Conselho Deliberativo do CEETEPS, inerentes ao emprego público ocupado.

As atribuições do Agente Técnico Administrativo, de acordo com a área de atuação, são:

• Desenvolver serviços de apoio administrativo, conforme a área de atuação, visando o atendimento das rotinas;
• Redigir cartas e informações processuais, de acordo com a área de atuação;
• Organizar e sistematizar dados e documentos para preenchimento de fichas, guias, formulários, instruções de processos e outros documentos;
• Organizar e manter atualizados fichários e documentações, relacionados com as atividades da área de atuação, para auxiliar nos levantamentos estatísticos, preenchimento de fichas, questionários, boletins, quadros, tabelas e outros, visando a agilização dos trabalhos e prestação de informações;
• Elaborar quadros, gráficos e outros demonstrativos, de acordo com a área de atuação;
• Executar e conferir cálculos aritméticos, para preenchimento de quadros e tabelas e dados necessários às atividades da área;
• Auxiliar em trabalhos relacionados com levantamentos estatísticos, reunindo dados necessários para preenchimento de quadros e tabelas, conferindo e codificando itens, de acordo com normas e sistemas pré-estabelecidos;
• Digitar e revisar os trabalhos, de acordo com as exigências formais e legais;
• Atender ao público, orientando ou prestando informações necessárias;
• Receber, apostilar, classificar, autuar, protocolar, registrar, digitalizar e controlar a distribuição de processos, correspondências e outros documentos;
• Arquivar processos e outros documentos, conferindo, separando e classificando, segundo métodos pré-determinados;
• Requisitar e receber materiais, confrontando as notas de pedidos e as especificações com o material entregue. Controlar a distribuição do material de consumo necessário ao trabalho, mantendo o estoque de material permanente e de consumo, calculando necessidades futuras, a fim de preparar pedidos de reposição;
• Operar microcomputador, máquinas de calcular e copiadoras, abastecendo-as com o material necessário;
• Providenciar, segundo as instruções estabelecidas, a remessa de documentos e processos que devam ser microfilmados, arquivados ou destruídos;
• Organizar a agenda de compromissos do superior imediato, dispondo horários de reuniões, entrevistas e solenidades, especificando os dados pertinentes, para facilitar o cumprimento de obrigações;
• Organizar e secretariar reuniões, procedendo convocações, providenciando local e materiais necessários, mantendo o registro das decisões, para medidas complementares;
• Providenciar passagens, veículos, diárias e hotéis, em caso de viagens do pessoal da área de atuação, a serviço do CEETEPS;
• Recepcionar as pessoas que se dirigem à área de atuação, tomando ciência do assunto a ser tratado e procedendo ao encaminhamento;
• Fazer e atender chamadas telefônicas, prestando informações e anotando recados para transmitir ao destinatário, a serviço do CEETEPS;
• Manter a ordem e a disciplina, na prática de bons hábitos e respeito às normas institucionais, no âmbito de sua competência;
• Zelar pela guarda, conservação e limpeza de equipamentos, instrumentos e materiais peculiares ao trabalho, bem como do espaço físico;
• Controlar a entrada e saída de materiais, procedendo os registros e levantamentos dos bens existentes no almoxarifado, para facilitar consultas e elaboração de inventário do estoque para fins de balanço;
• Estocar os materiais em depósitos ou locais apropriados, de forma adequada, para garantir uma estocagem racional e ordenada;
• Elaborar balancete mensal dos itens de estoque, com dados quantitativos de consumo do período, para subsidiar a área de material e contábil em processos de aquisição e custeio;
• Acompanhar o trâmite de licitação, dar impulso ao procedimento licitatório e executar quaisquer outras atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação;
• Desempenhar outras atividades correlatas e afins.